Makalah e-library

  MENUJU  PERPUSTAKAAN MASA DEPAN

Oleh : Bidah

Pendahuluan

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dewasa ini sudah sangat pesat sekali seiring dengan perkembangan peradapan manusia di dunia. Demikian juga dalam  penerapan serta pemanfaatan ilmu pengetahuan dan teknologi tersebut sudah sedemikian pesatnya, terlebih di bidang teknologi informasi yang kian hari kian diperlukan keberadaannya.

            Penerapan Teknologi Informasi (TI) saat ini telah menyebar hampir di semua bidang tidak terkecuali di perpustakaan. Perpustakaan sebagai institusi pengelola informasi merupakan salah satu bidang penerapan teknologi informasi yang berkembang dengan pesat. Hal ini dapat dilihat dari perkembangan jenis perpustakaan yang selalu berkaitan dengan dengan teknologi informasi, diawali dari perpustakaan manual, perpustakaan terautomasi, perpustakaan digital atau cyber library. Ukuran perkembangan jenis perpustakaan  banyak diukur dari penerapan teknologi informasi yang digunakan dan bukan dari skala ukuran lain seperti besar gedung yang digunakan, jumlah koleksi yang tersedia maupun jumlah penggunanya. Kebutuhan akan  TI sangat  berhubungan dengan  peran dari perpustakaan sebagai kekuatan dalam pelestarian dan penyebaran informasi ilmu pengetahuan dan kebudayaan. Perpustakaan membagi rata informasi dengan cara mengidentifikasi, mengumpulkan, mengelola dan menyediakannya untuk disajikan kepada khalayak umum.

Penerapan  Teknologi Informasi di perpustakaan

            Penerapan teknologi informasi di  perpustakaan dapat difungsikan dalam berbagai bentuk, antara lain:

  • 1. Penerapan teknologi informasi digunakan sebagai Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan. Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan sistem informasi perpustakaan adalah pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka, pengelolaan anggota, statistik dan lain sebagainya. Fungsi ini sering diistilahkan sebagai bentuk Automasi Perpustakaan.
  • 2. Penerapan teknologi informasi sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital. Bentuk penerapan TI dalam perpustakaan ini sering dikenal dengan Perpustakaan Digital.

Kedua fungsi penerapan teknologi informasi ini dapat terpisah maupun terintegrasi dalam suatu sistem informasi  tergantung dari kemampuan software yang digunakan, sumber daya manusia dan infrastruktur peralatan teknologi informasi yang mendukung keduanya. Ke depan pemanfaatan teknologi informasi  dalam lingkup perpustakaan tentunya akan semakin berkembang mengingat adanya berbagai kemudahan mendapatkan produk TI dengan harga yang semakin terjangkau. Demikian juga makin diakuinya kemampuan dari teknologi informasi serta munculnya tuntutan layanan masyarakat serba “klick”

Selain hal-hal yang disampaikan di atas, pemanfaatan teknologi informasi juga memungkinkan untuk mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan, memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan, meningkatkan citra perpustakaan, serta pengembangan infrastruktur nasional, regional dan global.

Namun demikian perlu disadari bahwa secanggih apapun penemuan di bidang teknologi informasi tentunya tidak akan banyak manfaatnya bagi efisiensi dan efektifitas pemanfaatan dan pengelolaan perpustakaan bila tidak dibarengi dengan kemampuan sumber daya manusia yang handal sebagai unsur yang ikut memegang peran penting dalam pemanfaatan maupun pengelolaan perpustakaan.

Sebagai pengelola tentunya diharapkan mampu memberikan pelayanan yang baik, juga mampu memberikan informasi secara cepat dan akurat serta dapat membantu pengguna perpustakaan dalam menemukan informasi yang diperlukan. Hal ini akan terwujud jika pengelola memiliki bekal pengetahuan dan ketrampilan yang memadai dalam bidang perpustakaan didukung penguasaan teknologi informasi terutama yang terkait dengan perpustakaan. Untuk ini diperlukan adanya pelatihan yang baik bagi para pengelola perpustakaan yang bermaksud menerapkan teknologi informasi dalam pengelolaan perpustakaannya.

Tidak kalah penting pula bagi pengguna perpustakaan untuk membekali diri dengan kemampuan menggunakan teknologi informasi. Bila pengelolaan perpustakaan telah menggunakan teknologi informasi maka secara otomatis sebagian besar atau bahkan segala hal yang terkait dengan perpustakaan tersebut penggunaannya tidak terlepas dari penerapan teknologi informasi. Jika si pengguna tidak memiliki bekal pengetahuan maupun kemampuan menggunakan teknologi informasi tentunya akan banyak mengalami kesulitan saat hendak memanfaatkan berbagai fasilitas yang tersedia di perpustakaan  tersebut. Sebaliknya bila si pengguna perpustakaan telah memiliki bekal pengetahuan maupun kemampuan menggunakan teknologi informasi tentunya tidak akan banyak mengalami kesulitan saat memanfaatkan perpustakaan, bahkan dapat menikmati berbagai kemudahan serta kenyamanan menggunakan perpustakaan melalui berbagai menu dan fasilitas yang tersedia.

Automasi Perpustakaan

Di atas telah disampaikan bahwa bentuk automasi perpustakaan merupakan penerapan teknologi informasi sebagai Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan. Dalam sebuah sistem automasi perpustakaan terdapat beberapa unsur atau syarat yang saling mendukung dan terkait satu dengan lainnya, unsur-unsur atau syarat tersebut adalah :

1. Pengguna (users)

Pengguna merupakan unsur utama dalam sebuah sistem automasi perpustakaan. Dalam pembangunan sistem perpustakaan hendaknya selalu dikembangkan melalui konsultasi dengan pengguna-penggunanya yang meliputi pustakawan, staf yang nantinya sebagai operator atau teknisi serta para anggota perpustakaan. Apa misi organisasi tersebut? Apa kebutuhan informasi mereka ? Seberapa melek komputerkah mereka? Bagaimana sikap mereka? Apakah pelatihan dibutuhkan? Itu adalah beberapa pertanyaan yang harus dijawab dalam mengembangkan sebuah sistem automasi perpustakaan. Automasi Perpustakaan baru bisa dikatakan baik bila memenuhi kebutuhan pengguna baik staf maupun anggota perpustakaan. Karena sebenarnya tujuan dari sistem automasi perpustakaan adalah untuk memberikan manfaat kepada pengguna.

2. Perangkat Keras (Hardware)

Komputer adalah sebuah mesin yang dapat menerima dan mengolah data menjadi informasi secara cepat dan tepat. Namun ada pula pendapat yang mengatakan bahwa komputer hanya sebuah komponen fisik dari sebuah sistem komputer yang  memerlukan program untuk menjalankannya.

Ini berarti bahwa komputer adalah sebuah alat dimana kemampuannya sangat tergantung pada manusia yang mengoperasikan dan software yang digunakan.

Bila diamati saat ini kecenderungan perkembangan komputer menunjukkan bahwa ukuran fisik mengecil dengan kemampuan yang lebih besar sehingga dirasakan menjadi semakin praktis. Harga juga terjangkau hingga banyak yang mampu membelinya. Kemampuan penyimpanan data berkapasitas tinggi, serta transfer pengiriman data yang lebih cepat dengan adanya jaringan telah berdampak pada makin banyaknya pihak yang memanfaatkan keberadaan komputer untuk berbagai keperluan.

3. Perangkat Lunak (Software)

Perangkat lunak diartikan sebagai metode atau prosedur  untuk mengoperasikan komputer agar sesuai dengan permintaan pemakai. Kecenderungan dari perangkat lunak sekarang mampu diaplikasikan dalam berbagai sistem operasi, mampu menjalankan lebih dari satu program dalam waktu bersamaan (multi-tasking), kemampuan mengelola data yang lebih handal, dapat dioperasikan secara bersama-sama (multi-user). 

            Dalam menentukan software yang akan dipakai hendaknya memperhatikan beberapa hal sebagai bahan pertimbangan mengingat suatu software dikembangkan melalui suatu pengamatan dari suatu sistem kerja yang berjalan. Adapun beberapa hal yang perlu diperhatikan tersebut  adalah sebagai berikut :

  • Kegunaan : fasilitas dan laporan yang ada sesuai dengan kebutuhan dan menghasilkan informasi tepat pada waktu (realtime) dan relevan untuk proses pengambilan keputusan.
  • Ekonomis : biaya yang dikeluarkan sebanding untuk mengaplikasikan software sesuai dengan hasil yang didapatkan.
  • Keandalan : mampu menangani operasi pekerjaan dengan frekuensi besar dan terus-menerus.
  • Kapasitas : mampu menyimpan data dengan jumlah besar dengan kemampuan temu kembali yang cepat.
  • Sederhana : menu-menu yang disediakan dapat dijalankan dengan mudah dan interaktif dengan pengguna
  • Fleksibel : dapat diaplikasikan di beberapa jenis sistem operasi dan institusi serta memiliki potensi untuk dikembangkan lebih lanjut.

4. Network / Jaringan

Jaringan komputer telah menjadi bagian dari automasi perpustakaan karena perkembangan yang terjadi di dalam teknologi informasi sendiri serta adanya kebutuhan akan pemanfaatan sumber daya bersama melalui teknologi. Perkembangan teknologi informasi telah memungkinkan pengguna perpustakaan mendapatkan informasi dari berbagai sumber tanpa harus hadir di perpustakaan yang dimaksud namun cukup “klick” dan informasi dari berbagai sumber telah hadir di depan mata. Kerjasama antar perpustakaan secara elektronik semakin berkembang hingga sumber daya manusia sebagai pengguna maupun pengelola perpustakaan pun diharapkan dapat mengikuti serta menyesuaikan dengan perkembangan yang ada.

5. Data

Data merupakan bahan baku informasi, dapat didefinisikan sebagai kelompok teratur simbol-simbol yang mewakili kuantitas, fakta, tindakan, benda, dan sebagainya. Data terbentuk dari karakter, dapat berupa alfabet, angka, maupun simbol khusus seperti *, $ dan /. Data disusun mulai dari bits, bytes, fields, records, file dan database.

Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai instruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Fungsi pengolahan informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam periode waktu sebelumnya, karena itu ditambahkan sebuah penyimpanan data file (data file storage) ke dalam model sistem informasi; dengan begitu, kegiatan pengolahan tersedia baik bagi data baru maupun data yang telah dikumpulkan dan disimpan sebelumnya.

Automasi perpustakaan memungkinkan adanya kerjasama antar perpustakaan satu dengan yang lain secara elektronik. Bentuk tukar-menukar maupun penggabungan data katalog koleksi adalah suatu hal yang sudah biasa terjadi dalam perpustakaan, kerjasama dapat dilakukan jika masing-masing perpustakaan itu memiliki kesamaan dalam format penulisan data katalog data. Persoalan yang sering dihadapi dalam kerjasama tukar-menukar atau penggabungan data adalah banyaknya data yang ditulis dengan suka-suka yaitu tidak memperhatikan standar yang ada. Pekerjaan konversi data merupakan hal yang membosankan dan memakan banyak waktu. Sering data katalog dalam perpustakaan tidak menggunakan standar, hal ini  banyak terjadi karena kurangnya pemahaman akan manfaat standar penulisan data. Oleh karena itu pertemuan-pertemuan mungkin perlu sering diadakan diantara anggota-anggota jaringan perpustakaan untuk menentukan standar-standar dan prosedur-prosedur yang digunakan bersama.

Persoalan lain dalam standardisasi format penulisan data katalog adalah bahasa. Kebanyakan perpustakaan mengkoleksi materi yang menggunakan bahasa pengantar berbeda-beda. Bagaimana dengan bahasa pengantar cantuman katalog itu sendiri? Informasi judul jelas harus diisi sesuai dengan judul koleksi yang bersangkutan. Bagaimana dengan kolom subjek dan kata kunci? Haruskah diisi dengan bahasa nasional (Bahasa Indonesia untuk perpustakaan di Indonesia) atau dengan bahasa internasional (Bahasa Inggris)? Lebih jauh lagi, bagaimana kita memberi nama pada kolom-kolom isian, dengan Bahasa Indonesia (judul, pengarang, penerbit, dsb.) atau bahasa Inggris (title, author, publisher etc.)? Bagaimana dengan koleksi yang berpengantar bahasa-bahasa lain seperti Arab, China, Jepang atau Korea ? Hal ini tentunya akan lebih baik jika antar perpustakaan yang telah mengadakan kerjasama membentuk sebuah jaringan telah terjadi kesepakatan terlebih dahulu.

6. Manual

Manual  atau biasa disebut prosedur adalah penjelasan bagaimana memasang, menyesuaikan, menjalankan suatu perangkat keras atau perangkat lunak.  Prosedur merupakan aturan-aturan yang harus diikuti bilamana menggunakan perangkat keras  dan perangkat lunak. Banyak peripheral perangkat keras maupun sistem tidak berjalan dengan optimal karena dokumentasi yang tidak memadai atau pengguna tidak mengerti manual yang disediakan. Manual harus dibaca dan dimengerti walau serumit apapun. Manual adalah kunci bagi kelancaran sistem.

Manual / prosedur dapat juga mencakup kebijakan-kebijakan khususnya dalam lingkungan jaringan dimana pemasukan dan pengeluaran data membutuhkan format komunikasi bersama. Pertemuan-pertemuan mungkin perlu sering diadakan diantara anggota-anggota jaringan untuk menentukan standar-standar dan prosedur-prosedur.

Kesimpulan

Unsur dan syarat automasi perpustakaan ada banyak. Biasanya, pustakawan berharap terlalu banyak dari sistem ini dan oleh karenannya merasa kecewa bilamana sistem tersebut tidak bekerja seperti yang diharapkan. Untuk memastikan adanya keberhasilan dalam automasi perpustakaan dibutuhkan kerjasama yang optimal dan berkelanjutan diantara pengguna sehingga tercipta kepuasan diantara pengguna, suatu penilain mendalam mengenai kebutuhan-kebutuhan pengguna harus dilakukan sebelum rencana detail untuk automasi dilakukan. Perlu tersedianya staf (pustakawan, operator, teknisi/administrator) yang terlatih. Seluruh anggota staf harus mengerti tentang sistem automasi perpustakaan.

Daftar Pustaka

  1. Konsep dan Perencanaan dalam Automasi Perpustakaan oleh Ikhwan Arif
  2. Materi TOT Technologi Information & Communication oleh Unesco dan Pusnas RI di Yogyakarta 1999
  3. Konsep, Desain dan Implementasi Perpustakaan Elektronik : Integrasi Perpustakaan Terotomasi dan Perpustakaan Digital untuk Perpustakaan Nasional di Indonesia  oleh Ismail Fahmi

Model Implementasi Protokol OAI dalam IndonesiaDLN dan Hubungannya dengan Digital Library di Luar Negeri oleh Rurie Muharto

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s